Polityka prywatności Północ Południe Logistyka

1. Informacje ogólne

1.1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Północ Południe Logistyka (dalej: „Spółka”, „Administrator”) w związku z prowadzeniem działalności w zakresie transportu i logistyki na terenie Rzeczypospolitej Polskiej oraz w kontaktach z kontrahentami, klientami i użytkownikami naszych usług.

1.2. Administratorem danych osobowych jest: Północ Południe Logistyka (dalej łącznie: „Administrator” lub „Północ Południe Logistyka”).

1.3. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz z polskimi przepisami z zakresu ochrony danych osobowych.

2. Zakres przetwarzanych danych osobowych

2.1. W zależności od rodzaju relacji z Północ Południe Logistyka możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON, stanowisko;
• dane kontaktowe: adres siedziby lub zamieszkania, adres do korespondencji, numer telefonu, adres e‑mail;
• dane dotyczące realizacji usług: informacje o zleceniach transportowych, numerach przesyłek, trasach przewozu, rodzaju towaru (w granicach, w jakich jest to niezbędne do realizacji usługi), dane nadawcy i odbiorcy;
• dane rozliczeniowe: numery rachunków bankowych, informacje o płatnościach, dane wymagane do wystawiania faktur i innych dokumentów księgowych;
• dane kierowców i przedstawicieli kontrahentów: dane identyfikacyjne i kontaktowe oraz informacje dotyczące uprawnień do wykonywania zawodu (jeśli są nam udostępniane przez kontrahenta lub osobę, której dane dotyczą);
• dane zbierane w ramach korespondencji: treść zapytań, reklamacji, zgłoszeń oraz dane podane w formularzach lub przekazane telefonicznie albo mailowo.

2.2. Podanie danych jest dobrowolne, ale w wielu przypadkach niezbędne do zawarcia i wykonania umowy, przygotowania oferty lub udzielenia odpowiedzi na zapytanie.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

3.1. Dane osobowe są przetwarzane w następujących celach i w oparciu o następujące podstawy prawne:

(a) Zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usług transportowych i logistycznych, w tym obsługa zleceń, rozliczeń, reklamacji i kontakt operacyjny (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

(b) Wykonywanie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności w zakresie prawa podatkowego, rachunkowości oraz przepisów regulujących działalność transportową (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

(c) Realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), takich jak:

• dochodzenie i obrona roszczeń;
• zapewnienie bezpieczeństwa obrotu gospodarczego i przewożonych towarów;
• prowadzenie korespondencji oraz obsługa zapytań kierowanych do Spółki;
• analiza i planowanie działalności, w tym zarządzanie relacjami z klientami i kontrahentami;
• zapewnienie bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych.

(d) Na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą – w sytuacjach, gdy jest ona wymagana przepisami prawa (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zgoda może zostać w każdej chwili wycofana, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.

4. Źródła pochodzenia danych

4.1. Dane osobowe pozyskujemy bezpośrednio od osób, których dane dotyczą – np. podczas zawierania umów, składania zleceń, kierowania zapytań, a także w toku bieżącej współpracy.

4.2. Część danych może pochodzić od innych podmiotów, takich jak kontrahenci (np. zleceniodawcy, spedytorzy, operatorzy logistyczni) przekazujący nam dane swoich klientów, odbiorców przesyłek, kierowców lub przedstawicieli, w zakresie niezbędnym do realizacji usługi.

5. Odbiorcy danych osobowych

5.1. Dane osobowe mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom i osobom, którym Administrator powierzył lub zlecił określone czynności, a także podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

5.2. W szczególności odbiorcami danych mogą być:

• podwykonawcy i partnerzy biznesowi uczestniczący w realizacji usług transportowych i logistycznych (przewoźnicy, spedytorzy, magazyny, operatorzy przeładunkowi);
• dostawcy usług IT, hostingu, serwisów teleinformatycznych i systemów umożliwiających obsługę zleceń, rozliczeń i komunikacji;
• biura rachunkowe, doradcy prawni, podatkowi i inni profesjonaliści wspierający naszą działalność, zobowiązani do zachowania poufności;
• banki, instytucje płatnicze oraz firmy ubezpieczeniowe w związku z rozliczeniami oraz zabezpieczeniem transportów;
• organy administracji publicznej, sądy i inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa, jeśli wystąpią z odpowiednim żądaniem.

5.3. Dane mogą być przekazywane innym odbiorcom wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych wyżej celów i zawsze z zachowaniem odpowiednich środków ochrony.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

6.1. Co do zasady Północ Południe Logistyka przetwarza dane osobowe na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

6.2. Jeżeli z uwagi na charakter świadczonych usług transportowych i logistycznych konieczne będzie przekazanie danych poza EOG (np. w ramach międzynarodowych przewozów do państw trzecich), odbędzie się to wyłącznie w oparciu o odpowiednie gwarancje prawne przewidziane w RODO, w szczególności:

• decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony danych osobowych w danym państwie; lub
• standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską; lub
• inne instrumenty zapewniające właściwy poziom ochrony danych.

7. Okres przechowywania danych

7.1. Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, w szczególności:

• przez czas trwania umowy i współpracy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z umowy;
• przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego – w szczególności przechowywania dokumentacji księgowej;
• przez okres konieczny do udokumentowania wykonania usług transportowych i logistycznych oraz do dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
• w przypadku przetwarzania na podstawie zgody – do momentu wycofania zgody lub osiągnięcia celu, dla którego została udzielona, chyba że inny przepis prawa nakazuje dłuższe przechowywanie.

7.2. Po upływie odpowiednich okresów dane zostaną usunięte lub zanonimizowane, chyba że dalsze przechowywanie będzie niezbędne na podstawie przepisów prawa.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

8.1. Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do swoich danych osobowych;
• prawo do sprostowania (poprawiania) danych, jeśli są nieprawidłowe lub niekompletne;
• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) w przypadkach przewidzianych w RODO;
• prawo do ograniczenia przetwarzania danych w określonych sytuacjach;
• prawo do przenoszenia danych do innego administratora, o ile przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany;
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora – z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby, której dane dotyczą;
• jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody – prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na legalność przetwarzania sprzed jej wycofania.

8.2. W celu realizacji powyższych praw osoba, której dane dotyczą, może skontaktować się z Administratorem za pomocą danych kontaktowych wskazanych w niniejszej Polityce lub innym udostępnionym kanałem komunikacji.

8.3. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Polsce – jeżeli uzna, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO lub inne obowiązujące przepisy z zakresu ochrony danych osobowych.

9. Zasady bezpieczeństwa danych

9.1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, w szczególności zabezpieczenia przed ich utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem lub nieuprawnioną modyfikacją.

9.2. Do przetwarzania danych dopuszczane są wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora, które zostały odpowiednio przeszkolone i zobowiązane do zachowania poufności.

9.3. Administrator regularnie weryfikuje stosowane zabezpieczenia i dostosowuje je do zmieniających się zagrożeń oraz wymogów prawnych i technicznych.

10. Dane kontaktowe Administratora

10.1. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją praw osób, których dane dotyczą, można kontaktować się z Północ Południe Logistyka za pośrednictwem danych kontaktowych udostępnianych przez Spółkę (np. na stronie internetowej lub w dokumentach umownych).

11. Zmiany Polityki prywatności

11.1. Niniejsza Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana w celu dostosowania jej do zmian w przepisach prawa, praktyce organów nadzorczych lub zmian w działalności Północ Południe Logistyka.

11.2. Zmieniona Polityka będzie stosowana od dnia jej opublikowania lub od dnia wskazanego w zaktualizowanej wersji. Zaleca się regularne zapoznawanie się z treścią niniejszej Polityki w celu uzyskania aktualnych informacji o zasadach przetwarzania danych osobowych przez Północ Południe Logistyka.